Il mentoring aziendale è quello che determina cosa sarà l’azienda in futuro. Dare seguito a quello che è ora il progetto imprenditoriale è il dovere del personale presente, in particolare di quello più anziano. Per essere chiari il mentoring aziendale è l’attività di affiancamento ai neoassunti oppure agli stagisti che hanno conquistato il loro posto in azienda. Questi arrivano con le migliori intenzioni di imparare e di essere produttivi ed è questo il momento migliore in cui forgiare le loro menti e il loro comportamento che diventerà il loro modo di fare e difficilmente si discosteranno da questo. Il contraltare del mentoring è che risorse interne all’azienda devono sottrarre tempo al loro lavoro per seguire i nuovi entrati e fare in modo che possano essere impiegati in modo produttivo e consapevole già dai primi tempi del loro impiego.

Il mezzo migliore è l’affiancamento accompagnato da alcuni momenti di counseling e di feedback. Entro certi limiti il percorso che ogni nuovo ingresso in azienda deve seguire può essere standardizzato e facilitato da sistemi di cloud e da permessi di accesso diversi a documenti e step. Anche per il feedback può essere utile un adattamento del CRM o le comunicazioni digitali sincrone o asincrone. In generale, il processo di mentoring aziendale seguirà alcune fasi.

Accompagnamento

I primi momenti del nuovo entrato devono essere di affiancamento con chi è già in azienda da qualche tempo. Può anche non essere un senior manager ma non può essere nemmeno una persona che ha iniziato pochi mesi prima. Occorre qualcuno con una certa consapevolezza in modo da poter anche, eventualmente, rispondere in modo corretto alle curiosità del novellino.
Questa fase non può essere standardizzata del tutto, poiché il poter interagire con una persona sarà importante, ma, per evitare di dimenticare qualche elemento importante da comunicare, si possono predisporre, magari nel cloud, file introduttivi e con un elenco di documenti unito ad una spiegazione delle loro occasioni di utilizzo.

Semina

Dopo l’introduzione iniziale e l’assegnazione dei primi compiti, il nuovo arrivato dovrà mettere in pratica i concetti trasmessi e prendere dimestichezza con i sistemi software e con i luoghi in cui reperire le informazioni necessarie. Anche qua una semplice guida di riferimento per non perdersi nei meandri può far sì che il nuovo arrivato non debba fermarsi in modo improduttivo e attendere a lungo se il proprio tutor è impegnato e non c’è altro modo per sbloccare la situazione. Questa fase di semi affiancamento dovrà essere svolta da figure non troppo apicali, in modo che possano essere disponibili velocemente.

Catalizzare

Per imprimere facilmente nella mente dell’allievo i comportamenti più adatti, il modo migliore anche per il mentoring aziendale è quello di accompagnare ad un’emozione l’esempio corretto pratico. Per ottenere questo risultato si deve aumentare la pressione cui è sottoposto il neoassunto. Se il lavoro implica contatto con il cliente o con l’utente, questo è un buon sistema per far creare uno stato adatto ad imprimere il ricordo. Se si tratta di un lavoro differente, la pressione può essere creata con un incontro o un affiancamento con un manager di livello superiore, con una preparazione efficace da parte dell’affiancatore usuale.

Mostrare

Dopo aver messo alla prova le prime capacità del nuovo arrivato, è meglio riesaminare quanto è successo per capire perché il processo si è svolto in un certo modo. Riassunti e guide anche a mezzo video possono aiutare nel comprendere meglio tutte le dinamiche e riflettere a freddo su quanto si è vissuto in uno stato più emozionale.

Raccogliere

In questa fase si devono tirare le somme, raccogliere il feedback, dare le ultime informazioni ed eventualmente fa sostenere un test all’allievo in modo che il tutor sia certo che il discente ha capito tutto perfettamente e può essere sufficientemente autonomo nel lavoro.

In tutto questo procedimento puoi utilizzare diverse modalità a seconda del lavoro, del tipo di azienda, del tempo a disposizione dei livelli superiori e del tempo a disposizione per la formazione.
Qualunque sia il processo che intendi utilizzare, se metti a disposizione un pc al dipendente, puoi creare una cartella condivisa nel cloud in cui fargli trovare tutto quello che serve: file, guide, contatti. In questo modo, qualsiasi necessità possa avere il nuovo arrivato, sarà semplice per lui provare a cercare un riferimento in un posto unico. In questa cartella puoi fargli trovare anche un minicorso a step successivi per un ripasso o un approfondimento nei tempi morti del lavoro sarà uno strumento utile con un doppio scopo. Questo potrebbe anche essere il risultato del test del neoassunto precedente se non hai tempo di redigerlo da solo, file che può essere sempre migliorato dai neoassunti successivi.

Dalle scelte prese e dalle necessità, dipende il tempo da dedicare al mentoring da parte dei vari livelli aziendali. Più prezioso è il tempo di ognuno, più sarà efficiente spenderlo per preparare del materiale standard, soprattutto se l’ingresso di nuove risorse è frequente come nel caso di aziende che utilizzano molti stagisti. Potrai così facilmente ridurre la formazione agli incontri di feedback e di verifica per sistemare questioni poco chiare e, anche questi, possono essere agevolati da chat e software per meeting online.
Molte aziende si avviano sempre più verso l’internazionalizzazione, non solo per quanto riguarda i clienti, ma anche per quel che concerne la dislocazione degli uffici. Questo, associato alla maggiore automazione, porta a un numero di personale inferiore per singolo ufficio o punto aziendale. Questo rende necessario il confronto fin dall’inizio con colleghi e superiori che si trovano altrove. In questo modo, venendo meno l’effetto accoglienza dell’incontro in presenza, si possono utilizzare con maggior profitto le guide predisposte e, per l’affiancamento, la condivisione dello schermo con il superiore.

Le stesse argomentazioni valgono anche per lo smart working che è stato introdotto per necessità durante il periodo di lockdown da molti e ha fatto scoprire come possa essere un risparmio sia per le aziende che per i dipendenti e rende questi ultimi, almeno per certi versi, più soddisfatti e con la possibilità di ottenere maggiore flessibilità di orario. Non è da escludere che questo sia il futuro di molte aziende ed è opportuno che ci si prepari anche all’introduzione di nuove figure che potrebbero fare un videocolloquio, firmare un contratto in digitale e iniziare a lavorare direttamente da casa senza aver presenziato mai in azienda. Stabilire processi e percorsi per il mentoring aziendale anche in queste situazioni ti può aiutare ad essere pronto ad ogni scenario futuro.